Jak powinno się zarządzać zespołem w stomatologii?

Zarządzanie zespołem w stomatologii to zdecydowanie jeden z najtrudniejszych elementów prowadzenia własnego gabinetu. Te zadanie wymaga nie tylko zdolności organizacyjnych, lecz także wysoko rozwiniętych umiejętności interpersonalnych – ponieważ każdy pracownik to indywidualna jednostka z innym charakterem, wartościami i potrzebami. Jak zatem powinno wyglądać zarządzanie zespołem w stomatologii, by każdy z pracowników rozwijał zarówno siebie, jak i całą placówkę? Jakie cechy powinna posiadać osoba kierująca gabinetem stomatologicznym?

Struktura zespołu w klinice stomatologicznej

Kluczem do sprawnego wykonywania zadań oraz kontroli nad nimi jest wdrożenie odpowiedniej struktury hierarchicznej – gdzie każdy członek zespołu zna swoją rolę i obowiązki oraz wie, do kogo może zwrócić się o pomoc w przypadku napotkanych problemów.

Zarządzanie zespołem w stomatologii wymaga wysoko rozwiniętych zdolności menadżerskich. Jednak nawet jeśli właściciel gabinetu je posiada, godzenie pracy lekarza i menadżera nie jest łatwe i nierzadko prowadzi do przepracowania i przemęczenia. Z tego powodu coraz więcej gabinetów decyduje się na zatrudnienie menadżera, który czuwa nad pracą całego zespołu.

W takiej hierarchii właściciel wyznacza zadania menadżerowi, więc to od niego oczekuje raportu z ich wykonania. Menadżer natomiast deleguje zadania lekarzom oraz pozostałym grupom personelu:

• przełożonej asystentek i higienistek, która z kolei wyznacza zadania asystentkom i higienistkom
• kierownikowi laboratorium, który wyznacza dalsze zadania technikom
• kierownikowi rejestracji, który przekazuje zadania rejestratorkom

Podział funkcji i zakresów obowiązków

Im więcej osób ww. grupach, tym bardziej rozbudowana struktura hierarchii w całym zespole i bardziej zróżnicowany podział obowiązków. W ich delegowaniu niezwykle istotne jest wzięcie pod uwagę, że wraz z rozwojem firmy będą się one zmieniać, a zadania, które wykonywał wcześniej właściciel, mogą być w późniejszym okresie przekazane pracownikom.

Ważne jest również, aby każdy członek zespołu był świadomy, kto powierza mu określone zadania i komu ma zdać raport z ich wykonania. Polecenia powinny być jasne i precyzyjne, a w przypadku ich niezrozumienia lub problemów z ich wykonaniem każdy z pracowników powinien mieć wsparcie osoby przełożonej.

Kluczowa jest więc postać menadżera/kierownika zespołu – od jego charakteru i umiejętności w ogromnej mierze będzie zależało sprawne funkcjonowanie całej placówki.

Osoba na tym stanowisku powinna cechować się wysoko rozwiniętą inteligencją emocjonalną, na którą składa zarówno dobry wgląd w samego siebie – w tym świadomość swoich mocnych i słabych stron, jak i umiejętność słuchania i wczuwania się w innych.

Menadżer o tych cechach będzie w stanie właściwie zarządzać zespołem – będzie bowiem podchodził do każdego pracownika indywidualnie, chcąc go poznać oraz rozumieć sytuację, w jakiej ten się znajduje, a także będzie w stanie przyznać się do błędu, jeśli go popełni i wyciągnąć z niego wnioski.

Efektywne zarządzanie zespołem w stomatologii – zalety

Właściwe zarządzanie zespołem bezpośrednio przekłada się na ciągłość funkcjonowania gabinetu. Miejsce, w którym chcą zostać pracownicy, będzie jednocześnie miejscem, w którym będą chcieli zostać Pacjenci. Zrozumiany i zadbany pracownik będzie motywowany do rozwoju, a Pacjent będzie leczony w przyjaznej atmosferze.

Przeładowany obowiązkami właściciel czy niekompetentny menadżer mogą natomiast skutecznie dezorganizować pracę całego zespołu – przydzielając nieodpowiednie role, nieadekwatne do sytuacji i umiejętności obowiązki lub nie udzielając potrzebnego wsparcia pracownikom.

Tak nieprzyjemna i nerwowa atmosfera nie tylko obniża efektywność pracy całego zespołu (mogąc po drodze prowadzić do poważnych błędów), ale jest też widoczna dla Pacjentów gołym okiem i sprawia, że czują się tam niekomfortowo.

Właściwa komunikacja jest kluczem i zaczyna się już od samoświadomości menadżera oraz jego dobrego rozumienia pracowników.